“En la digitalización, el escaneo es sólo un detalle”: Impresiones sobre el taller de archivos impartido por Ricarda Musser y Christoph Müller

Por Isabel Alcántara Carbajal y Ambar Geerts Zapien

Todo archivo es una visión del mundo o un fragmento de él. Al plantearse la realización de un proyecto de digitalización hay varias preguntas que buscan ser respondidas. Así lo ve Ricarda Musser, investigadora del Instituto Iberoamericano (IAI) de Berlín[1], quien se encarga además de dirigir las distintas colecciones digitales que dicha institución alberga. Gracias a un meticuloso proceso de planificación y elaboración, las necesidades técnicas, a cargo de Christoph Müller, otro de los investigadores del (IAI), no se convierten en obstáculos insalvables.

Foto: Isabel Alcántara

El 30 de septiembre y el 1 de octubre de 2019, ambos investigadores impartieron el taller “La digitalización de colecciones multimediales (texto, imagen, sonido): posibilidades y desafíos”, organizado por el proyecto PAPIIT “Materialidades de la voz: archivos, impresos y sonidos” (AG400519) con apoyo de la Unidad de Investigación sobre Representaciones Culturales y Sociales (UDIR), y llevado a cabo en las instalaciones de la Escuela Nacional de Estudios Superiores (ENES) de la Universidad Nacional Autónoma de México, campus Morelia. Éste se dividió en dos sesiones: la primera estuvo enfocada en la descripción detallada del proceso de digitalización de materiales impresos. La segunda sesión, a su vez, se dividió en dos módulos: uno de aplicación práctica del proceso descrito en la primera sesión (por medio de la elaboración y presentación de dos proyectos hipotéticos de digitalización imaginados por quienes asistimos al taller) y otro de evaluación de las coincidencias, los desafíos y las perspectivas de la digitalización de materiales audiovisuales.

Durante las 10 horas que duró el taller, los ponentes expusieron de manera accesible pero a la vez profunda y completa el proceso de planificación y realización de un proyecto de digitalización a partir de 6 pasos que a continuación se describen brevemente:

1.     Estrategia / Decisión / Selección

En este punto cabe hacer una breve reflexión sobre las necesidades a las que responderá un proyecto de digitalización y los objetivos que persigue. Es decir, se comienza por cuestionar: ¿por qué digitalizar?, ¿qué digitalizar? Ello sin perder de vista las necesidades de los usuarios finales, así como los marcos legales y las políticas en torno a ellos. Muchas veces esta reflexión puede partir de la misma misión de la instancia que desea realizar el proyecto.

2.     Preparación / Condiciones básicas

Antes de presentar un proyecto, lo ideal es analizar y describir minuciosamente el material a digitalizar, esto es, sus características, volumen y estado de conservación, con el fin de tener mayor precisión al elaborar los cronogramas y presupuestos. A partir de lo anterior, es importante considerar el uso que se dará a los objetos digitales, los parámetros de escaneo (resolución, profundidad), así como la posibilidad de homogeneizar formatos, sin perder de vista las posibilidades de intercambio y enlace con otros objetos. En este punto debe anticiparse la información requerida para generar las fichas de catalogación, pues resulta indispensable establecer metadatos para la descripción bibliográfica, la localización y la accesibilidad de cada objeto digital.

A la par del análisis de los materiales, en este punto hay que considerar también los requerimientos humanos: asesorías, apoyo de especialistas, dictaminadores…

3.     Realización / Financiamiento

Este paso refiere al proceso de análisis del estado de conservación concreto de los objetos por digitalizar, con el fin de obtener un cálculo más preciso del costo. Puede hacerse con personal propio o mediante la consulta de alguna empresa. A partir de ello se determina cuál será el procedimiento y se elabora un plan de financiamiento detallado, con cronogramas e hitos esperados, entre otros aspectos. Para Christoph Müller, en este punto “los cálculos detallados son indispensables para solicitar fondos”.

4.     Escaneo

Inicia con la selección de un escáner apropiado, el manejo del flujo de trabajo (puede recurrirse al uso de un software abierto como goobi.org). En este punto debe realizarse un control de calidad automática y manual, lo que puede resultar costoso. Durante el proceso de escaneo se obtendrá el máster digital (de preferencia en formato .tiff y sin compresión) y los derivados para la presentación, los cuales pueden ir en .pdf (que suele ser el estándar), o bien en .jpeg.

5.     Metadatos /Presentación

La creación de metadatos permite cumplir con los estándares de catalogación de objetos digitales, así como para establecer un control de calidad. Es importante que sean lo más completos posible e incluyan aspectos técnicos y legales. Su producción puede ser automática o manual.

Una base de metadatos completa permite vincular los objetos digitales entre sí. Se recomienda autenticidad (sin cambios) e integridad (digitalizar todo).

Un aspecto importante para la creación de los metadatos, tomando en cuenta su función para enlazar los objetos, es considerar la presentación, por lo que deben incluirse los derechos de autor, de personalidad y utilización. Al mismo tiempo, resulta vital proponer una presentación sin barreras (para personas con discapacidades, independiente de plataformas, estructurados claramente y utilizando expresiones inteligibles). Finalmente, deben acatarse las pautas nacionales e internacionales de accesibilidad y de exportación de datos: Web content accessibility guidelines (WCAG 2.0), por ejemplo.

6.     Almacenamiento

Aunque pareciera innecesario señalarlo, en este punto deben cubrirse ciertos pasos que no siempre se llevan a cabo, por ejemplo, el devolver los objetos originales al depósito y almacenar los objetos/productos derivados para la presentación. En cuanto al almacenamiento de los masters digitales a largo plazo, los ponentes recomendaron hacerlo de manera digital (por medio de servidores, discos duros, almacenamiento óptico o magnético) y de manera analógica (microformas) para tener la mayor seguridad de su conservación. También señalaron la importancia de considerar que el pago de los almacenamientos corra a cargo de cada institución, pues resulta costoso. Esa experiencia es la que se ha tenido, según señalaron, con en el caso de la Biblioteca Digital de Berlín y en muchos otros.

Durante la presentación de los proyectos elaborados en la segunda sesión, quienes asistimos tuvimos la oportunidad de aplicar los seis pasos anteriores a proyectos específicos abordados en grupos. A partir de ello pudimos incursionar en áreas de oportunidad poco exploradas, como los estándares nacionales sobre digitalización y sobre la creación de metadatos (Dublin core), mismos que por cierto fueron también considerados para la creación del Repositorio Digital en Audio de PoéticaSonora MX. La experiencia fue enriquecedora debido una gran cantidad de situaciones que surgían a lo largo del proceso en función de la colección, su estado, su contexto, y todos los aspectos que deben contemplarse para llevar a cabo el proyecto de digitalización.

Fotos: Susana González Aktories

El taller “La digitalización de colecciones multimediales (texto, imagen, sonido): posibilidades y desafíos” fue una buena oportunidad para los miembros tanto del proyecto Impresos Populares como de PoéticaSonora MX –quienes asistieron en parte de forma presencial y en parte vía remota– para replantearse los diferentes pasos que deben preverse para que tal proceso sea de calidad, así como para resaltar las dificultades y complicaciones que pueden surgir a lo largo de éste. La aplicación práctica de las consideraciones teóricas que conformaron la primera parte del taller nos permitió también sopesar realmente la importancia de las decisiones en cada paso.